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Conduite des Réunions
Sujet épineux pour tout directeur , surtout depuis un an (changement des temps scolaires) !
Comment faire pour que ces temps de travail soient utiles , en donnant à chacun, cerise sur le gâteau, le sentiment de ne pas perdre son temps ?
D’abord, chers collègues directeurs, déculpabilisez! La réussite d’une réunion ne repose pas que sur vous : chacun y porte sa part de responsabilité !
Une première clé de la réussite, c’est l’authenticité des projets bâtis sur des besoins identifiés, la confiance partagée et la délégation !
Le système de « pilotage des actions » , d‘animation de réunions, par des collègues… transfère à chaque membre de l’équipe une partie des responsabilités collectives!
Et en même temps une visibilité, une reconnaissance pour chacun, dans l’équipe ! Se sentir reconnu, avoir sa place, ça n’a pas de prix ! Question d’estime de soi !
Encore faut-il que le Directeur accepte de partager ses prérogatives, sans craindre de perdre des pouvoirs de toute façon illusoires !
Mais on ne peut déléguer que si l’on sait où on va ! Clarté du projet !
Une deuxième clé, c’est la transparence du fonctionnement , dont la capacité à affronter les difficultés et les désaccords fait partie. Et là, mieux vaut avoir un minimum de connaissances sur ce qui se joue en communication et sur les types de personnalité auxquels vous allez parfois vous « confronter » !
…
Quelques principes de base:
– Négocier les temps et modalités de réunions, en sachant que plus vous multipliez les réunions courtes, et plus vous donnerez aux collègues le sentiment de ne plus se quitter ! Risque d’overdose!
Il n’est pas inutile de redonner, en début d’année, une information claire sur nos obligations. Tout le monde est sensé savoir, mais en réalité… !
– Avoir une visibilité sur l’année, établir un calendrier des réunions, de période en période pour permettre à chacun(e) d’anticiper et de gérer au mieux ses contraintes personnelles (problèmes de gardes d’enfants, par ex)
Perso, pour ces deux premiers points (connaissance du cadre et négociation) , j’utilise des cartes heuristiques comme ici.
– C’est une évidence, mais une réunion, ça se conduit … un peu comme une bonne séance d’apprentissage:
> une réunion se prépare, il y a un ordre du jour et un déroulement prévu (le menu) ; on situe la réunion dans le cursus, on distribue la parole si nécessaire et il y a un gardien du temps !On ne se quitte pas sans faire une brève synthèse des avancées, des décisions prises… et sans définir des perspectives, histoire de se mettre en projet ! Un compte-rendu écrit permet d’instituer les décisions !
> En incitant les collègues volontaires à piloter eux-mêmes actions, projets et réunions , chacun finira par appréhender ce rôle difficile d’animateur de réunion. La qualité d’écoute et de participation y gagnera ! Commencer par donner à chacun l’occasion de traiter d’un sujet en conseil d’école ! Vous verrez que la plupart des collègues le feront souvent bien mieux que vous ! Chacun se sentira investi, et vous pourrez vous concentrer sur la gestion des relations et de la communication!
> Rien de pire que ces réunions où les uns mangent, les autres continuent de corriger leurs cahiers ou de préparer leur travail du lendemain tout en écoutant d’une oreille distraite ! Alors, clarté du cadre oblige, fixons un protocole: quand on est en réunion, c’est pour travailler pleinement sur un sujet ! On ne corrige pas ses cahiers, on ne mange pas…. sauf si on en a décidé autrement, collectivement et occasionnellement !
– Le travail d’équipe se décline en de nombreuses modalités selon besoins et état d’avancée du projet; la règle de l’alternance (rythme) si importante en pédagogie est valable ici aussi !
> Alternance des regroupements: collectif, groupes, binômes, individuel, travail de cycle, travail thématique inter-cycle, travail en équipe, travail entre écoles, …
> Alternance et différenciation des tâches : tout le monde n’est pas obligé de faire la même chose au même moment ! Oeuvrer au projet commun en se partageant le travail ! Retour au collectif indispensable !
> Alternance des supports: oraux, écrits individuels ou collectifs (vidéo-projecteur), textes à lire, dessins humoristiques, ressources numériques, alimentation en lectures permettant l’avancée du groupe, l’amorçage des discussions (cf exemple de notre Gazette) .
> Alternance des types de travail: groupes de productions, de pilotage, temps de réflexion, d’échange ou d’analyse, de recherche, de mise en pratique, …
> Alternance des interventions: faire appel aux ressources et intérêts de chacun, à des compétences extérieures qui viendront alimenter le groupe au bon moment (services sociaux, médicaux, culturels, équipe de circonscription, collègue innovant, …) ; élargir , sur certains temps, aux membres de l’équipe éducative quand le sujet s’y prête: le concierge, le personnel périscolaire, des parents élus… (pour le travail sur le climat scolaire par exemple!)
> Alternance des temps et lieux de réunion, en fonction des besoins et des disponibilités: concertations longues ou courtes, plages horaires variées pour ne pas indisposer toujours les mêmes ; changer les lieux de réunion (dans, et pourquoi pas hors de l’école!)
> Comme en classe, il faut aussi, parfois, savoir relâcher, la convivialité n’est pas interdite !
…
Travailler UTILEMENT et EFFICACEMENT en réunion, on le voit, suppose un vrai investissement pour le directeur (la directrice) qui manque cruellement de temps !
Pas d’autre solution que de déléguer, progressivement, des prérogatives qui n’appartiennent pas qu’à lui! Le directeur n’est d’ailleurs pas obligé d’être systématiquement présent (cf texte « conseils de cycles »)
Mais attention, la délégation repose sur la clarté de cadres partagés qui nécessitent discussion et consensus minimal … Dans le cas contraire, on tombe vite dans le « chacun pour soi » et dans les initiatives désordonnées !
« Quand chacun fait ce qui lui plait, on fait forcément déplaisir à quelqu’un!«
Dernier point, ne culpabilisez pas si vous ne faites pas tout ça ! Moi qui écris ces quelques lignes, je ne trouve pas le temps de tout appliquer! Je tends à… et c’est déjà un gros travail !
Source : https://directeur90.wordpress.com/tag/conseil-decole/
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